Etäkokoukset ja etäosallistuminen yhteisöjen kokouksiin

Digitalisaatio, kokouspalveluiden kehitys ja osallistujien valmiudet ja osaaminen mahdollistavat jo monessa tapauksessa yhteisön päätöksenteon verkossa. Yhtiökokouskausille vuosina 2020 ja 2021 osunut koronapandemia vauhditti kehitystä suuntaan, jossa mahdollisuudet osallistua kokouksiin muutoin kuin vain paikan päältä osallistuen koetaan tärkeiksi laajentaen osakkeenomistajien ja jäsenten osallistumismahdollisuuksia.

Koronapandemian aikana osakeyhtiölaista, asunto-osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista voidaan poiketa väliaikaisen lainsäädännön nojalla, joka on nykymuodossaan voimassa 30.6.2022 asti. Pörssi- ja First North -yhtiön yhtiökokous voidaan järjestää hallituksen päätöksellä niin, että osakkeenomistajilla on mahdollisuus osallistumiseen vain nimetyn asiamiehen välityksellä tai postin, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla etänä. Osuuskunnan kokouksessa ja edustajiston kokouksessa sekä yhdistyksen kokouksessa ja valtuutettujen kokouksessa voidaan sallia hallituksen päätöksellä etäosallistuminen, asiamiehen käyttö ja ennakkoilmoittautumisvelvollisuus, vaikka asiasta ei ole määrätty säännöissä.

Tätä kirjoittaessa näyttää siltä, että tuleva kevään 2022 yhtiökokouskausi mennään väliaikaislakia noudattaen tilanteessa, jossa koronapandemia pitää meitä edelleen otteessaan, eikä valmiutta tehdä pitkälle meneviä suunnitelmia tautitilanteen eläessä ole. Korona-ajan kokemukset muuttanevat kokouskäytäntöjä jatkossakin. Myös lainsäädäntöä halutaan muuttaa siten, että joustavuus kokousten järjestämisessä on pysyvästi mahdollista. Yhtiökokouskauden lähestyessä on hyvä tutustua oikeusministeriön työryhmän ehdotukseen etäosallistumisen helpottamisesta.

Oikeusministeriön työryhmä

Oikeusministeriö asetti 18.5.2021 Etäkokoukset ja etäosallistuminen osakeyhtiöissä, asunto-osakeyhtiöissä ja osuuskunnissa -työryhmän valmistelemaan hallituksen esityksen muotoisen ehdotuksen, jossa hahmotellaan ehdotukset etäosallistumisen helpottamiseksi ja etäkokousten sallimiseksi osakeyhtiön ja asunto-osakeyhtiön yhtiökokoukselle sekä osuuskunnan kokoukselle ja edustajistolle pysyvästi. Tarkoituksena on myös helpottaa ja lisätä osakkeenomistajien osallistumismahdollisuuksia. Työryhmä luovutti mietintönsä 22.11.2021.

Hallituksen esitys eduskunnalle on tarkoitus antaa keväällä 2022, niin että muutetut lait tulisivat voimaan 1.7.2022. Työryhmän muistiosta kerätään palautetta sidosryhmiltä lausuntokierroksella, joka päättyy 23.1.2022.

Oikeusministeriön työryhmän ehdotukset
 

• Ilman kokouspaikkaa pidettävät etäyhtiökokoukset ja osuuskunnan kokoukset tulisi sallia edellyttäen, että kaikilla etäkokoukseen osallistuvilla osakkeenomistajilla tai jäsenillä on täysimääräiset osallistumisoikeudet, ja että tällainen kokous on sallittu yhtiöjärjestyksessä tai säännöissä. Täysimääräisillä oikeuksilla tarkoitetaan kokouksen seurantamahdollisuutta, äänioikeuden käyttämistä ja suullista puheoikeutta kokouksen aikana.
• Hybridikokouksia koskevia vaatimuksia tulee selventää niin, että kokouspaikalla ja etänä osallistuvilla osakkeenomistajilla tai jäsenillä on täysimääräiset kokouksenaikaiset osallistumisoikeudet. Hybridikokouksen järjestämisestä voisi päättää tavanomaisella enemmistöpäätöksellä yhtiökokouksessa tai osuuskunnan kokouksessa yhtiöjärjestykseen tai sääntöihin otettavasta määräyksestä.
• Täydentäviä etäosallistumiskeinoja tulisi selventää (mm. ennakkoäänestyksen käytön helpottaminen ja mahdollisen ennakkoäänestyksen kohteena olevan päätösehdotuksen esittäminen muuttumattomana päätöksenteon kohteeksi kokouksessa).
• Kokouksen keskeyttämiseen selventävää sääntelyä teknisen häiriön vuoksi.
• Puheoikeden moderoinnin sääntelyä.
• Vähintään 30 osakehuoneiston asunto-osakeyhtiössä kolmen osakkaan vaatimuksesta pitäisi järjestää hybridiyhtiökokous.

Työryhmässä oli lisäksi esillä kaksi täydentävää sääntelyvaihtoehtoa hybridikokousten yleistymisen nopeuttamiseksi pörssi- ja First North -yhtiöissä: ennakkoäänestysmahdollisuus tällaisesta yhtiöjärjestyksen muutoksesta päätettäessä ja yhtiökokouksessa edustetuista osakkeista laskettavan 10%:n määrävähemmistön oikeus vaatia hybridikokousta seuraavasta varsinaisesta yhtiökokouksesta lähtien. Vaihtoehtoihin voi ottaa kantaa lausuntokierroksella.

Työryhmän mietintöön voi tutustua täällä.

Lisätietoja antaa Salla Tuominen, joka toimi työryhmän toisena sihteerinä.